RFP چیست؟

قصه از این جا شروع می‌شود که سازمان‌ها برای رفع برخی از نیازهای نرم‌افزاریشان باید از شرکت‌های نرم‌افزاری کمک بگیرند. پس سندی که اصطلاحاً Request For Proposal یا با اختصار RFP نامیده می‌شود را تنظیم و منتشر می‌کنند و منتظر می‌شوند تا شرکت‌های نرم‌افزاری به آن‌ها پیشنهاد (Proposal) بدهند. برای سازمان مهم است RFP طوری تنظیم شود که

1. نیازهای سازمان از هر جهت برای پیشنهاددهندگان روشن باشد تا بتوانند پیشنهادات دقیقی بدهند و هزینه و زمان پروژه را به خوبی تخمین بزنند.

2. مسیر انتخاب شرکت برتر را هموار کند.

3. پیوست خوبی برای قرارداد با شرکت منتخب باشد و به خوبی محدوده وظایف را شفاف کند.

پرسش چیست؟

گاهی سازمان‌ها از تیم چکاپ شرکت اعوان برای تنظیم RFP کمک می‌گیرند. شاید در سال گذشته بیش از ۱۰ بار درگیر چنین موقعیتی شدیم. سوال این است که شما به عنوان یک شرکت نرم‌افزاری توقع دارید چه جور اطلاعاتی در RFP ذکر شده باشد؟ ترجیح می‌دهید RFP چه بخش‌هایی داشته باشد؟

نظر شما چیست؟

ما در تیم چکاپ شرکت اعوان به مرور متوجه شدیم که خوب است که در RFP این بخش‌ها را داشته باشیم:

خلاصه مدیریتی

این بخش در چند صفحه به مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تصمیم‌شان را درباره پاسخگویی به RFP بگیرند. در این بخش «معرفی سازمان مشتری»، «معرفی پروژه» از جمله موضوع، جایگاه و مقیاس پروژه و همچنین «معرفی اهداف پروژه» صورت می‌گیرد.

بیان مساله

این بخش روی تشریح مساله‌ای که قرار است با وجود این پروژه حل شود، تمرکز می‌کند. از جمله مفاهیم، دامنه مساله، قوانین مرتبط، وضع موجود و ذی‌نفعان در این بخش مورد اشاره خواهند بود.

اهداف پروژه

این بخش از دو منظر به اهداف پروژه می‌پردازد. بخش اول با عنوان «اثرات پروژه» بیان می‌کند که قرار است بعد از اجرای این پروژه، عالم چه شکلی شود. بخش دوم با عنوان «ویژگی‌های کلی راهکار» توقعات کلی مشتری از ویژگی‌های راهکاری که قراره «اثرات پروژه» را محقق کند، بیان خواهد شد.

خدمات درخواستی

از مجری پروژه توقع داریم چه کارهایی برای مشتری انجام بدهد؟ تولید و نصب نرم‌افزار سفارشی، نصب و استقرار بسته نرم‌افزاری، پشتیبانی از نرم‌افزار و آموزش از خدمات درخواستی رایج هستند.

کارکردهای محصول

در این بخش کارکردهای محصول موردنظر (Functional Requirements) به صورت دسته‌بندی شده بیان می‌شود. از روی این بخش می‌توان متوجه ویژگی‌های ظاهری و رفتاری محصول شد.

ملزومات فنی

برخلاف بخش قبلی این بخش روی لایه‌های پنهان‌تر پروژه و ساختار محصول دست می‌گذارد. از جمله «تحویل‌دادنی‌ها» شامل کد و انواع مستند و زمان و فرکانس تحویل و نحوه تحویل هر کدوم به تفصیل بیان می‌شود. «ویژگی‌های کیفی» مثل نرخ دسترس‌پذیری، مقیاس قابل تحمل و غیره در این بخش قرار می‌گیرند. فناوری‌های قابل استفاده، توپولوژی شبکه، زیرساخت‌های اجرای نرم‌افزار، ساز و کارهای کیفی مطلوب، روش‌های آزمون، ساز و کارهای نصب و سایر مسائل فنی در این بخش مقید خواهند شد.

ویژگی‌های مطلوب پیشنهاددهندگان

این بخش با اشاره به مجوزها، رتبه بندی‌ها، مقیاس تیم، سوابق مورد نیاز، توان مالی و امثال آن‌ها ویژگی‌های ضروری و ترجیحی پیشنهاددهندگان را بیان می‌کند.

ساختار پیشنهادنامه

این بخش ساختار پیشنهادات رو مشخص می‌کند و به شرکت‌ها می‌گوید در پیشنهاداتشان چه بخش‌هایی داشته باشند و در هر بخش به چه مطالبی و در چه حد اشاره کنند. برای هر بخش، زیربخش‌ها، قالب‌ها و قیودی مشخص می‌شود. «خلاصه مدیریتی»، «بیان مساله» (از نگاه پیشنهاددهنده)، «راهکار پیشنهادی»، «جدول تطبیق»، «معرفی افراد کلیدی تیم پروژه»، «متدلوژی»، «برنامه زمانی»، «پیشنهاد مالی» و «معرفی شرکت» از جمله بخش‌های درخواستی رایج هستند.

اگر شما مخاطب بالقوه RFP سازمان‌ها هستید بفرمایید دوست دارید در این اسناد چه چیزی ببینید؟ یا اگر RFP خوبی سراغ دارید معرفی بفرمایید.