آیا تمایل دارید که میزان بدهی خود را کاهش دهید یا از بین ببرید؟ هر شخص حسابگری دوست دارد که به گونه ای هزینه و بدهی های خود را از بین ببرد. مساله این است که آیا تاکنون به تعداد جلسه هایی که در هر هفته در آن شرکت می کنید، فکر کرده اید؟ آیا در مجموع ترجیح می دهید که تعداد یا طول زمان جلساتی که طی یک هفته در آن شرکت می کنید را کاهش دهید؟ مطمئناً شما می توانید برای خلاص شدن از بعضی جلسات از بین آنها انتخاب داشته باشید. جلسات می توانند بخشی مهم از برنامه ارتباطی و کنترل پروژه ها باشد. اما بسیاری از ما بیش از حد به این مساله وارد می شویم. به نظرتان می توان جلسات را کاهش داد؟ آیا انجام این کار ممکن است؟ بله، و ما در اینجا چگونگی آن را بیان می کنیم:

  1. افراد در دسترس را تشویق کنید. بسیاری از جلسات فقط به این دلیل تشکیل می شوند، که تصمیم گیرنده های آن غیر قابل دسترس شده اند. آنها در تمام طول روز، پشت درهای بسته در دفتر خود یا پستویی هستند، و یا ممکن است مانند رزمندگان در حال نبرد باشند و به ندرت فرصت و یا مجال پاسخ به تماس های تلفنی و یا ایمیل را داشته باشند. این تصمیم گیرندگان کلیدی را تشویق کنید که خود را جهت پاسخگویی های سریع در دسترس سازند، و به پاسخگویی تلفنی و پاسخ سریع به ایمیل بازگردند. این کار موجب می شود که نیاز به جلساتی که برای کشیدن و گیر انداختن آنهاست، نباشد و لزوم حضور یک دسته از افراد دیگر نیز به جلسه نیز از بین می رود.
  2. استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه خوب. در سالهای اخیر، ابزارهای مدیریت پروژه هم برای سطوح ساده و هم سطوح پیچیده مقرون به صرفه شده اند. در حالی که قبلاً فقط برای راه حل و پروژه های سازمانی بزرگ قابل استفاده بودند.منفعت این ابزارها در این موارد شما را از تشکیل جلسه بی نیاز می کند: تخصیص کار، همکاری و مباحثه. تمام این اتفاقات می توانند به صورت مجازی اتفاق بیفتد و شما را از تشکیل یک جلسه دیگر بی نیاز کنند.
  3. فرهنگ خود را تغیر دهید. بعضی جلسات غیرضروری به این دلیل تشکیل می شوند که افراد تمایل ندارند، خودشان تصمیماتشان را بگیرند. آنها ممکن است متوجه نباشند که اجازه دارند در کارهایشان خودشان تصمیم بگیرند. تلاش ها برای تغییر فرهنگ تردید و عدم تصمیم گیری ساده تر از خواهش، طلب آمرزش یا درخواست مداوم اختیار برای تصمیم گیری است. افراد خوب، تصمیمات خوب و درست می گیرند. به آنها اعتماد کنید تا لازم نباشد که برای هر تصمیمی درخواست جلسه بدهند. خواهید دید که آنها به ندرت تصمیمات بدی می گیرند. روی آنها به گونه ای کار کنید که چگونه متفاوت کار کردن را یاد بگیرند. آما آنها را به دلیل فرهنگ قبلی برگزاری دیوانه وار جلسه سرزنش نکنید.
  4. هزینه برگزاری جلسات را بدانید. فهمیدن اینکه هزینه نیروهای انسانی که در جلسه شرکت می کنند، چقدر است، می تواند چشم شما را باز کند. یک جلسه یک ساعته با حضور 8 نیرویی که حقوق متوسط می گیرد، به راحتی به صدها دلار می رسد. در شرکت های اندازه متوسط و بزرگ، این اعداد به سرعت بالا می روند و هزینه ای که صرف برگزاری جلسات در یک هفته می شود به هزاران دلار می رسد! آیا راه بهتری برای مدیریت وقت افراد وجود ندارد که بازگشت سرمایه بیشتری برای شرکت داشته باشد؟ به احتمال زیاد وجود دارد.
  5. بازبینی نیاز به جلسات منظم و دوره ای. مدیران پروژه ها عاشق جلسات منظم و دوره ای هستند. هنگامی که یک پروژ آغاز می شود، یکی از معمول ترین کارهایی که انجام می دهیم، تنظیم و برقراری جلسات هفتگی منظم است که همه نسبت به پروژه شهود و حس لازم را پیدا کنند. این جلسات در طول روزهای اولیه پروژه بسیار ارزشمند و گرانبها هستند. اما بعداً به تدریج مانع پیشرفت پروژه و سبب کاهش بازدهی می شوند. بازبینی در فاصله زمانی مورد نیاز برای جلسات منظم دوره ای، ممکن است شما را به این نتیجه برساند که می توان این جلسات را یک هفته در میان یا حتی شاید ماهی یکبار برگزار کرد. البته در شرایطی که روند پروژه در شرایط خوب و رو به جلو باشد.
  6. توجه کنید. شما باید از ابتدا قواعد پایه ای و اساسی برای جلسات وضع کنید که موجب تشویق و جلب توجه کامل افراد شود. مودبانه به آنها یادآوری کنید که دستشان با لب تاپ کار نکند و دم در و قبل جلسه چک کردن و کار با تجهیزات الکترونیکی و مخابراتی را انجام دهند، چشمانشان را بازنگه دارند، هوشیار، فعال و متعادل باشند. این موجب اتلاف وقت شماست اگر جلسه برنامه ریزی شده به صورت تک نفره جلو برود و اهداف و محورهایی برای آن تعریف شده باشد، اما نتوانید به آن برسید.

جلسات زمانی که برای به اشتراک گذاری اطلاعات، همکاری و تصمیم گیری هستند، مساله ای ضروری می باشند. با این حال توجه داشته باشید که جلسات می توانند به یک اتلاف کننده وقت و قاتل بهره وری تبدیل شود. این پیشنهادات را اجرا کنید و خواهید دید که به آسانی یک روز کاری کامل در هفته را به دست خواهید آورد.