آیا تمایل دارید که میزان بدهی خود را کاهش دهید یا از بین ببرید؟ هر شخص حسابگری دوست دارد که به گونهای هزینه و بدهیهای خود را از بین ببرد. مساله این است که آیا تاکنون به تعداد جلسههایی که در هر هفته در آن شرکت می کنید، فکر کردهاید؟ آیا در مجموع ترجیح می دهید که تعداد یا طول زمان جلساتی که طی یک هفته در آن شرکت می کنید را کاهش دهید؟ مطمئناً شما می توانید برای خلاص شدن از بعضی جلسات از بین آنها انتخاب داشته باشید. جلسات می توانند بخشی مهم از برنامه ارتباطی و کنترل پروژهها باشد. اما بسیاری از ما بیش از حد به این مساله وارد می شویم. به نظرتان می توان جلسات را کاهش داد؟ آیا انجام این کار ممکن است؟ بله، و ما در اینجا چگونگی آن را بیان می کنیم:
- افراد در دسترس را تشویق کنید. بسیاری از جلسات فقط به این دلیل تشکیل می شوند، که تصمیم گیرندههای آن غیر قابل دسترس شدهاند. آنها در تمام طول روز، پشت درهای بسته در دفتر خود یا پستویی هستند، و یا ممکن است مانند رزمندگان در حال نبرد باشند و به ندرت فرصت و یا مجال پاسخ به تماسهای تلفنی و یا ایمیل را داشته باشند. این تصمیم گیرندگان کلیدی را تشویق کنید که خود را جهت پاسخگوییهای سریع در دسترس سازند، و به پاسخگویی تلفنی و پاسخ سریع به ایمیل بازگردند. این کار موجب میشود که نیاز به جلساتی که برای کشیدن و گیر انداختن آنهاست، نباشد و لزوم حضور یک دسته از افراد دیگر نیز به جلسه نیز از بین می رود.
- استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه خوب. در سالهای اخیر، ابزارهای مدیریت پروژه هم برای سطوح ساده و هم سطوح پیچیده مقرون به صرفه شدهاند. در حالی که قبلاً فقط برای راهحل و پروژههای سازمانی بزرگ قابل استفاده بودند.منفعت این ابزارها در این موارد شما را از تشکیل جلسه بینیاز می کند: تخصیص کار، همکاری و مباحثه. تمام این اتفاقات میتوانند به صورت مجازی اتفاق بیفتد و شما را از تشکیل یک جلسه دیگر بینیاز کنند.
- فرهنگ خود را تغیر دهید. بعضی جلسات غیرضروری به این دلیل تشکیل میشوند که افراد تمایل ندارند، خودشان تصمیماتشان را بگیرند. آنها ممکن است متوجه نباشند که اجازه دارند در کارهایشان خودشان تصمیم بگیرند. تلاشها برای تغییر فرهنگ تردید و عدم تصمیمگیری سادهتر از خواهش، طلب آمرزش یا درخواست مداوم اختیار برای تصمیمگیری است. افراد خوب، تصمیمات خوب و درست میگیرند. به آنها اعتماد کنید تا لازم نباشد که برای هر تصمیمی درخواست جلسه بدهند. خواهید دید که آنها به ندرت تصمیمات بدی میگیرند. روی آنها به گونهای کار کنید که چگونه متفاوت کار کردن را یاد بگیرند. آما آنها را به دلیل فرهنگ قبلی برگزاری دیوانه وار جلسه سرزنش نکنید.
- هزینه برگزاری جلسات را بدانید. فهمیدن اینکه هزینه نیروهای انسانی که در جلسه شرکت میکنند، چقدر است، می تواند چشم شما را باز کند. یک جلسه یک ساعته با حضور 8 نیرویی که حقوق متوسط میگیرد، به راحتی به صدها دلار میرسد. در شرکتهای اندازه متوسط و بزرگ، این اعداد به سرعت بالا میروند و هزینهای که صرف برگزاری جلسات در یک هفته می شود به هزاران دلار میرسد! آیا راه بهتری برای مدیریت وقت افراد وجود ندارد که بازگشت سرمایه بیشتری برای شرکت داشته باشد؟ به احتمال زیاد وجود دارد.
- بازبینی نیاز به جلسات منظم و دورهای. مدیران پروژهها عاشق جلسات منظم و دورهای هستند. هنگامی که یک پروژه آغاز میشود، یکی از معمولترین کارهایی که انجام میدهیم، تنظیم و برقراری جلسات هفتگی منظم است که همه نسبت به پروژه شهود و حس لازم را پیدا کنند. این جلسات در طول روزهای اولیه پروژه بسیار ارزشمند و گرانبها هستند. اما بعداً به تدریج مانع پیشرفت پروژه و سبب کاهش بازدهی میشوند. بازبینی در فاصله زمانی موردنیاز برای جلسات منظم دورهای، ممکن است شما را به این نتیجه برساند که میتوان این جلسات را یک هفته در میان یا حتی شاید ماهی یکبار برگزار کرد. البته در شرایطی که روند پروژه در شرایط خوب و رو به جلو باشد.
- توجه کنید. شما باید از ابتدا قواعد پایهای و اساسی برای جلسات وضع کنید که موجب تشویق و جلب توجه کامل افراد شود. مودبانه به آنها یادآوری کنید که دستشان با لبتاپ کار نکند و دم در و قبل جلسه چک کردن و کار با تجهیزات الکترونیکی و مخابراتی را انجام دهند، چشمانشان را بازنگه دارند، هوشیار، فعال و متعادل باشند. این موجب اتلاف وقت شماست اگر جلسه برنامه ریزی شده به صورت تک نفره جلو برود و اهداف و محورهایی برای آن تعریف شده باشد، اما نتوانید به آن برسید.
جلسات زمانی که برای به اشتراک گذاری اطلاعات، همکاری و تصمیمگیری هستند، مسالهای ضروری میباشند. با این حال توجه داشته باشید که جلسات میتوانند به یک اتلاف کننده وقت و قاتل بهرهوری تبدیل شود. این پیشنهادات را اجرا کنید و خواهید دید که به آسانی یک روز کاری کامل در هفته را به دست خواهید آورد.